Wer drei oder vier Monate in Thailand, Portugal oder auf den Kanaren verbringt, denkt nicht automatisch an österreichische Handelsregisterauszüge oder Schweizer Firmenbuchdokumente. Und dann kommt doch eine E-Mail vom Steuerberater, vom Notar oder von der Bank: ein beglaubigter Firmenbuchauszug, ein aktueller Handelsregisterauszug oder schlicht der Nachweis über die Zeichnungsberechtigung. Spätestens dann merken viele Langzeiturlauber, wie unterschiedlich die nationalen Systeme funktionieren und wie gut oder schlecht sie sich für digitale Anfragen eignen.
Warum das Thema 2026 relevanter ist als je zuvor
Die Zahl der Personen, die ein Gewerbe oder eine GmbH führen und gleichzeitig mehrere Monate im Jahr im Ausland leben, wächst kontinuierlich. Laut einer Erhebung des Deutschen Industrie- und Handelskammertages aus dem Jahr 2024 planen rund 14 Prozent der selbständig tätigen Deutschen, künftig mehr als 90 Tage pro Jahr außerhalb Deutschlands zu verbringen. Österreich und die Schweiz zeigen ähnliche Trends.
Gleichzeitig verlangen Banken, Behörden und Vertragspartner für bestimmte Vorgänge weiterhin aktuelle, amtlich bestätigte Dokumente. Ein Firmenbuchauszug in Österreich darf für bestimmte Zwecke nicht älter als 30 Tage sein. Für notarielle Beurkundungen in Deutschland wird oft ein Handelsregisterauszug verlangt, der höchstens 14 Tage alt ist. Diese Fristen machen spontane Anfragen aus dem Ausland zwingend notwendig.
Was genau gebraucht wird: ein kurzer Überblick
Nicht jedes Dokument ist gleich. Die häufigsten Unterlagen, die Selbständige und Geschäftsführer aus dem Ausland beantragen müssen, sind:
- Firmenbuchauszug (Österreich): Zeigt aktuelle Daten zur Gesellschaft, Geschäftsführung und Kapital. Erhältlich über das Firmenbuch des Bundesministeriums für Justiz oder beauftragte Dienstleister.
- Handelsregisterauszug (Deutschland): Abrufbar über das Unternehmensregister unter handelsregister.de in einfacher Form kostenlos; für beglaubigte Ausfertigungen ist das jeweils zuständige Registergericht zuständig.
- Handelsregisterauszug (Schweiz): Jeder Kanton führt ein eigenes Register. Der Auszug ist über die kantonalen Ämter oder das zentrale Zefix-Portal erhältlich.
- Gesellschaftsvertrag oder Statuten: Werden oft zusätzlich verlangt und müssen häufig beglaubigt oder mit Apostille versehen sein.
Digital, per Post oder über Dienstleister: Was funktioniert wo?
Deutschland ist hier vergleichsweise komfortabel. Über handelsregister.de lässt sich ein unbeglaubigter Handelsregisterauszug innerhalb von Minuten herunterladen und kostenlos abrufen. Wer eine beglaubigte Ausfertigung braucht, muss sie schriftlich beim zuständigen Amtsgericht anfordern. Die Bearbeitungszeit beträgt je nach Gericht zwischen drei und zehn Werktagen. Für Adressen im Ausland ist ein internationaler Rückumschlag oder eine genaue Postanschrift im Inland anzugeben, an die das Dokument weitergeleitet wird. Alternativ: Bevollmächtigung einer Person in Deutschland, die das Dokument entgegennimmt und einscannt oder weiterleitet.
In Österreich läuft der Großteil der Firmenbuchabfragen bereits digital über das Justizportal. Ein einfacher Auszug kostet 2,60 Euro und steht sofort als PDF bereit. Für beglaubigte Ausfertigungen, die zum Beispiel für ausländische Behörden oder notarielle Zwecke benötigt werden, muss jedoch das zuständige Landesgericht eingeschaltet werden. Hier empfiehlt sich die Kontaktaufnahme per E-Mail oder Fax vorab, um Rückfragen zu vermeiden.
Die Schweiz ist das komplizierteste der drei Länder. Da jeder Kanton ein eigenes Handelsregisteramt führt, gibt es keine zentrale Antragsstelle für beglaubigte Unterlagen. Wer einen beglaubigten Auszug für den Kanton Zug braucht, wendet sich ans Handelsregisteramt Zug, wer in Zürich eingetragen ist, ans dortige Amt. Für eine strukturierte Erstübersicht, welche Auszüge wo beantragt werden und welche Alternativen existieren, hat sich diese Übersicht bewährt, die verschiedene Wege und Anbieter für Schweizer Firmendokumente systematisch zusammenstellt.
Die Apostille: das unterschätzte Zusatzproblem
Wer Firmenunterlagen nicht nur intern braucht, sondern sie in einem anderen Staat vorlegt, braucht in vielen Fällen eine Apostille. Die Apostille ist eine international anerkannte Beglaubigung, die bestätigt, dass eine Unterschrift oder ein Siegel auf einem Dokument echt ist. Sie ist kein Bestandteil des Dokumentes selbst, sondern wird separat ausgestellt.
In Deutschland stellen je nach Dokumentenart unterschiedliche Stellen Apostillen aus. Gerichtliche Dokumente erhalten die Apostille beim Oberlandesgericht, notarielle Dokumente beim Landgericht oder Oberlandesgericht. In Österreich ist in der Regel das Oberlandesgericht zuständig, in der Schweiz die kantonale Staatskanzlei.
Für Langzeiturlauber bedeutet das in der Praxis: Wer absehen kann, dass er während eines Aufenthalts in Mexiko oder Indonesien amtliche Firmenunterlagen mit Apostille benötigen könnte, sollte diese Dokumente vorher besorgen. Eine Apostille von Bali aus zu beantragen, ist zwar technisch möglich, dauert aber erfahrungsgemäß drei bis sechs Wochen, wenn keine inländische Vertrauensperson eingeschaltet werden kann.
Vollmacht und Vertrauensperson: die unterschätzte Lösung
Viele Probleme lassen sich mit einer gut formulierten Vollmacht umgehen. Wer eine Person in Deutschland, Österreich oder der Schweiz bevollmächtigt, kann dieser Person ermöglichen, Dokumente zu beantragen, entgegenzunehmen und gegebenenfalls weiterzuleiten. Die Vollmacht muss nicht notariell beglaubigt sein, solange keine Rechtsgeschäfte damit abgeschlossen werden, sondern lediglich Dokumente abgeholt oder beantragt werden sollen.
Ein konkretes Beispiel: Ein GmbH-Geschäftsführer überwintert von November bis März in Lissabon. Er bevollmächtigt seinen Steuerberater in München, Handelsregisterauszüge beim Amtsgericht anzufordern und ihm per Scan zuzuschicken. Das kostet pro Auszug zwischen 10 und 30 Euro Dienstleistungsgebühr, spart aber Wochen an Wartezeit und eliminiert das Risiko, dass ein Dokument auf dem Postweg verloren geht.
Was sich 2026 konkret ändert
In der Schweiz tritt zum 1. Januar 2026 die vollständig überarbeitete Verordnung über das Handelsregister in Kraft. Sie sieht unter anderem eine stärkere Digitalisierung der Antragsverfahren und erweiterte Möglichkeiten zur elektronischen Beantragung beglaubigter Auszüge vor. Für im Ausland lebende Personen ist das eine direkte Erleichterung, da physische Einreichungen in einigen Kantonen künftig vollständig durch elektronische Alternativen ersetzt werden können.
Deutschland plant für 2026 die Weiterentwicklung des Unternehmensregisters mit besseren Schnittstellen für Berufsträger wie Notare und Steuerberater. Für Privatpersonen bleibt der Direktzugang über handelsregister.de bestehen, aber die Abwicklung beglaubigter Ausfertigungen soll beschleunigt werden.
Wer länger im Ausland lebt und gleichzeitig unternehmerische Verantwortung trägt, tut gut daran, die wichtigsten Firmenunterlagen in aktueller Fassung digital gesichert zu haben und eine klare Strategie für den Bedarfsfall zu entwickeln. Spontan funktioniert das nur selten reibungslos.
