Die Weihnachtsfeier ist für viele Unternehmen der Höhepunkt des Betriebsjahres, und doch scheitert sie oft an Kleinigkeiten: zu spät geplant, kein passender Ort, Programm ohne Rücksicht auf die Belegschaft. Eine Firmenfeier im Winter bringt zusätzliche Anforderungen mit, etwa Wetter, kurze Tage und volle Terminkalender. Dieser Leitfaden zeigt, wie sich eine solche Veranstaltung Schritt für Schritt vorbereiten lässt.
Frühzeitig Rahmen und Budget klären
Am Anfang stehen drei Fragen: Wie viele Personen nehmen teil, wie hoch ist das Budget pro Kopf und welches Ziel soll die Feier haben? Soll sie vor allem Danke sagen, das Team zusammenbringen oder Kundenkontakte pflegen? Je klarer die Antwort, desto einfacher die Auswahl von Ort und Programm. Beachten Sie auch steuerliche und arbeitsrechtliche Vorgaben für Betriebsveranstaltungen. Hier lohnt eine kurze Rückfrage bei der Steuerberatung, bevor Zusagen gemacht werden.
Termin und Ort wählen
Die beliebtesten Termine liegen im Dezember und sind entsprechend früh ausgebucht. Wer flexibel ist, findet im Januar oder Februar oft leichter einen Ort und entgeht dem Terminstress. Prüfen Sie bei der Auswahl:
- Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln, auch am späten Abend.
- Barrierefreie Zugänge und Garderobe für nasse oder verschneite Kleidung.
- Raumgröße, Sitzmöglichkeiten und, bei Aktivitäten im Freien, wettergeschützte Bereiche.
- Verpflegungsmöglichkeiten für unterschiedliche Ernährungsweisen, etwa vegetarisch, vegan oder ohne Alkohol.
Ein Programm mit Bewegung und Begegnung
Eine reine Essens- und Redenfeier ist bequem, aber nicht für alle gleich interessant. Gemeinsame Aktivitäten fördern Gespräche zwischen Kolleginnen und Kollegen, die sich im Alltag selten treffen. In bayerischen Regionen ist zum Beispiel das Eisstockschießen beliebt: Teams treten mit schweren Stöcken auf einer Eisbahn gegeneinander an, was weder besondere Vorkenntnisse noch große Fitness verlangt. Wer das ausprobieren möchte, kann sich beim Olympia Parkcafe über das aktuelle Angebot informieren und Konditionen für Gruppen erfragen. Ebenso eignen sich Kochkurse, Stadtführungen, Escape-Räume oder ein gemeinsamer Besuch im Theater.
Wichtig ist, Alternativen für Personen einzuplanen, die an einer Aktivität nicht teilnehmen können oder wollen. Ein Bereich zum Sitzen und Reden gehört ebenso dazu wie ein Angebot ohne Alkohol.
Ablauf und Organisation am Tag selbst
- Einladungen mit Datum, Ort, Beginn, Dresscode und Hinweis zu Anreise und Rückfahrt rechtzeitig verschicken.
- Rückmeldungen mit Abfrage von Unverträglichkeiten und Allergien einholen.
- Eine Ansprechperson benennen, die vor Ort Fragen klärt und mit dem Anbieter in Kontakt steht.
- Zeitplan festlegen: Ankunft, Begrüßung, Aktivität, Essen, offener Teil.
- Heimreise bedenken, etwa mit Hinweisen auf Nachtverbindungen oder Taxigutscheinen.
Kommunikation vor und nach der Feier
Eine gute Feier beginnt mit guter Information. Teilen Sie Beschäftigten rechtzeitig mit, ob Partnerinnen und Partner willkommen sind, ob die Teilnahme in der Arbeitszeit liegt und wie mit Kindern oder Pflegeverpflichtungen umgegangen wird. Wer Schichtdienst hat oder im Außendienst arbeitet, sollte die Chance bekommen, trotzdem dabei zu sein, etwa durch eine Terminabstimmung oder einen zweiten Termin. Auch Mitarbeitende im Homeoffice oder an anderen Standorten sollten sich eingeladen fühlen und Anreise oder Übernachtung nicht aus eigener Tasche tragen müssen, wenn die Feier nicht am Arbeitsort stattfindet.
Nach der Feier lohnt ein kurzer Dank an das Team und an alle, die organisiert haben. Fotos sollten nur mit Zustimmung der Abgebildeten geteilt werden, und interne Kanäle sind dafür besser geeignet als öffentliche.
Verantwortung und Stimmung
Bei Feiern mit Alkohol trägt der Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht. Alkoholfreie Getränke sollten selbstverständlich verfügbar sein, und die Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel vorangehen. Achten Sie außerdem auf Verhalten, das andere Personen unangenehm berühren könnte, und legen Sie Ansprechpersonen fest, an die sich Beschäftigte bei Problemen wenden können.
Eine gelungene Feier endet nicht mit dem Abbau. Fragen Sie im Anschluss kurz nach, was gut gefallen hat und was verbessert werden sollte. Die Rückmeldungen helfen, die Veranstaltung im nächsten Jahr noch besser an die Belegschaft anzupassen. Halten Sie außerdem fest, welche Anbieter zuverlässig waren, wie die Abrechnung lief und welche Zahlen für die Planung des nächsten Jahres nützlich sind, etwa die tatsächliche Teilnehmerzahl, die Kosten pro Person und der Zeitaufwand der Organisation.
